新生的個人檔案，由學生原所在學校通過機要、中國郵政EMS标準快遞形式轉遞至學校或密封後由學生本人自帶到學校；新生報到時，學院應及時收取學生本人攜帶的原始檔案；新生入學後，學院在對新生入學資格進行複查時，應認真核查新生檔案材料，如發現檔案材料不齊全的，應通過學校招生部門，向該生原所在學校或單位催調補齊；學生所屬學院統一收集齊全後，按照有關要求，建立澳门太阳集团9728网站學生檔案袋并及時移交到學生工作處學生檔案管理科進行集中保管。

一、本科生檔案的建立：學工處會在文件管理系統發布建檔通知，一般包括以下内容：

1.請學院在新生報到時簽收學生高考檔案和高中檔案（高中學籍、黨、團員材料）并暫時保管在學院。學校根據有關規定在學生獲得學籍後建立澳门太阳集团9728网站學生檔案。

2.請各學院按通知要求的時間到學工處學生檔案管理科登記并領取澳门太阳集团9728网站檔案袋。

3.各學院按照通知要求把檔案袋封面欄目逐一填寫齊全，要求用碳素墨水鋼筆或黑色水性筆填寫，書寫工整，準确無誤，無塗改，并在檔案袋右下角寫上編号（從小号01到大自然排序）。這裡要注意的是，序号不一定是學号後兩位，而是由學院自行編寫的。例如有學生有學号，但是沒來報到上學，花名冊上就不要出現他的名字，該班花名冊的序号也必須順延編排。

4.各學院學工組把新生的高考檔案袋和高中檔案（學籍、黨、團員材料）準确無誤的裝入該生新建立的澳门太阳集团9728网站檔案袋中。這裡要注意的是，《入團志願書》必須放入檔案袋，而團員證一般是不放入檔案袋中的，由學生自己管理。

5.各學院學工組将建立好的澳门太阳集团9728网站檔案袋分班并按學号從小到大排序，清點無誤後附上花名冊，并以學院為單位按照通知要求的時間送交學工處學生檔案管理科保管。這裡要注意的是，花名冊必須有表頭，注明學院專業班級。

 

二、研究生檔案的建立：學工處會在文件管理系統發布建檔通知，一般包括以下内容：

1.按照教育部文件精神，全日制錄取為非定向類别的考生及享受少數民族照顧政策的應屆定向生、少數民族骨幹計劃研究生須将人事檔案調至錄取院校。請各學院認真核實新生錄取名單，确認這些學生的檔案是否調至本院，凡未按規定及時将本人檔案調來的，需催促考生及時辦理調檔材料，否則由此引起的後果将由考生本人承擔。

2. 請各學院按通知要求的時間到學工處學生檔案管理科領取澳门太阳集团9728网站研究生檔案袋，把檔案袋封面欄目逐一填寫齊全，要求用碳素墨水鋼筆或黑色簽字筆填寫，書寫工整，準确無誤，無塗改。特别需要注意的是：檔案袋右下角的編号不填寫，由學工處統一編号、填寫。

3.請各将新生的檔案材料歸檔：入學前的人事檔案(錄取類别為非定向和享受少數民族照顧政策的應屆定向生)、碩士研究生錄取登記表（所有新生）、政審材料(非推免生)等整理好準确無誤地裝入該生新建立的澳门太阳集团9728网站研究生檔案袋中，并在檔案袋封面相應材料欄目中記錄。

4.将建立好的澳门太阳集团9728网站研究生檔案袋按移交清單中的序号從小到大排序，清點無誤并附上移交清單一式二份。

特别需要注意的是：

（1）如果是本校考生，請在移交清單備注欄中注明“本校考生”以及該考生本科時的畢業學院和年份，該生的學前檔案一欄直接空着不要打鈎（因該生學前檔案在學工處）。

（2）學院必須确定該生是否為黨員，并檢查學前檔案中是否有建黨材料。如果為正式黨員，黨員檔案必須裝入新生檔案袋中移交至學工處學生檔案管理科，移交清單上該生的建黨材料一欄打鈎；如果為預備黨員，學院應取出該生黨員檔案放在學院管理，移交清單上該生的建黨材料一欄直接空着不要打鈎；如果是入黨積極分子，該生學前檔案中的入黨申請書、黨校結業證書之類的材料可以裝入新生檔案袋中移交至學工處學生檔案管理科，但因為該生還沒入黨，所以這部分材料暫時不能稱之為“建黨材料”，因此移交清單上該生的建黨材料一欄直接空着不要打鈎。

（3）碩士研究生和博士研究生的移交清單應分開。

（4）碩博連讀的博士生也要建立新的博士檔案，請并在移交清單備注欄中注明“碩博連讀”以及該考生研究生的入學年份。該生的學前檔案一欄直接空着不要打鈎（因該生學前檔案在學工處）。

5.以學院為單位按照通知要求的時間送交學工處學生檔案管理科。

 

三、學生檔案的日常管理

1. 在校學生需要歸檔保存的各種獎懲、學籍變動、黨團組織材料和各種鑒定材料，由各有關部處或學院負責學生檔案管理的人員按學年進行收集、整理，并經學生所在學院、研究院鑒别、審查蓋章後按規定時間以學院為單位送至學生工作處學生檔案管理科，及時存入學生的個人檔案袋（必須由學院老師負責組織人員歸檔）。歸檔材料的内容必須認真書寫，要準确、規範，字迹要清楚、工整，一律使用碳素墨水鋼筆或黑色簽字筆填寫，不能使用複印件，不符合歸檔要求的材料不得歸入檔案；歸檔材料未經批準不得更改任何信息。請注意：各種材料的各級意見必須簽署完整并填寫日期才能蓋章，不能直接蓋章。

2.校内跨學院轉專業或專業分流學生學籍變更後，有關學院應及時到學生工作處辦理學生檔案轉移工作，履行檔案移交手續。比如中加學院2015級和2016級的學生分流到各學院，各學院要及時打印最新版花名冊，派人到學工處學生檔案管理科完成檔案轉移工作。或者有專業按大類招生的，專業分流後，學院也同樣要及時打印最新版花名冊，派人到學工處學生檔案管理科完成檔案轉移工作。

3. 學生不得擅自查閱檔案，查閱檔案必須持有關部門的證明、介紹信及有效證件方可查閱。校内有關人員因工作需要查閱學生檔案的，須提供所在部門或單位出具的書面證明，經主管負責人批準後，在檔案管理人員監督下查閱學生檔案，并辦理登記手續。查閱者要做好保密工作，不得将檔案内容向無關人員傳播，未經允許不得轉抄、拍攝或複印。查閱學生檔案時，應當嚴格遵守查閱檔規定，不得塗改、勾畫、标記、抽出、撤換、銷毀檔案材料。翻閱兩人以上檔案時，須嚴格分别放置，以防錯裝、漏裝。要特别注意的是，本人不能查閱本人的檔案。

4. 學生檔案一般不予借閱，确因工作需要必須借閱的，應當由借閱單位出具證明，說明借閱理由及歸還時間，經主管負責人批準後辦理借閱手續；借閱僅限于加蓋公章的檔案複印件，該複印件與原件具有相同的法律效力，原件一律不準借閱。

5. 學生畢業、結業、肄業、轉學、退學、出國或死亡等原因發生學籍變動的，應當及時辦理檔案轉遞手續。本人不能辦理的，由所在學院協助辦理。要特别注意的是，肄業、轉學、退學、出國的學生辦理調檔時必須憑借已辦理完成的離校手續單複印件和調檔函或檔案接收函辦理檔案專遞手續。出示離校手續單複印件是要證明該生已完成所有離校手續。申請自動退學的本科生的離校手續單到學工處學生事務管理科（大學生活動中心406室）領取，申請自動退學的研究生的離校手續單到研工部（新東園研究生院大樓）領取。由教務處發文通知退學的學生，離校手續到教務處（辦公北樓二樓）辦理。

 

四、畢業生檔案歸檔：

應屆畢業生的個人檔案，由各學院将畢業生檔案材料收集齊全，在規定時間内以學院為單位集中向學生工作處學生檔案科按時移交并歸檔。學生工作處按照招生就業指導中心提供的學生檔案派遣方案，通過中國郵政EMS标準快遞形式轉遞至畢業生檔案派遣單位。

學工處和研工部在文件管理系統發布歸檔通知，一般包括以下内容：

（一）本科畢業生檔案材料歸檔範圍

1.高等學校畢業生登記表；

2.大學生綜合表現情況表；

3.團員考核表；

4.建黨材料：入黨申請書、轉正申請書、思想彙報等；

5.學習成績表；

6.全國普通高等學校本專科高校畢業生就業通知書（報到證存根）；

7.畢業生體檢表。

以上材料中，第1、2、3、4、5類由學院彙總後統一移交學工處學生學生檔案管理科，移交人按資料類别分類登記并簽名；6、7、8類分别由教務處和校醫院保健科移交給學院，再由學院移交到學工處學生學生檔案管理科。學院在移交建黨材料時必須同時提交建黨材料移交清單一式兩份，學院和學工處學生檔案管理科各持一份用于存檔。

（二）畢業研究生檔案材料歸檔範圍

1.畢業材料：研究生培養手冊或研究生培養計劃、研究生學習成績登記表、畢業研究生登記表；

2.學位材料：博士（碩士）學位申請書、學位論文評審表；

3.建黨材料：入黨申請書、轉正申請書、思想彙報等；

4.獎懲材料；

5.全國畢業研究生就業通知書（報到證存根）；

6.畢業生體檢表。

以上材料中，第1、2、3、4類由學院彙總後統一移交學工處學生檔案管理科；第5、6類分别由研究生工作部和校醫院保健科移交給學院，再由學院移交到學工處學生學生檔案管理科。學院在移交建黨材料時必須同時提交建黨材料移交清單一式兩份；移交檔案材料時必須同時提交移交清單一式二份，學院和學工處學生檔案管理科各持一份用于存檔。

碩士研究生和博士研究生的移交清單應分開。

（三）歸檔材料必須完整、齊全、真實，有承辦單位公章或個人署名，有形成材料的日期。

(四) 各類材料隻能由打印件蓋章或用碳素墨水鋼筆或黑色簽字書寫，字迹要清晰，不能塗改。

（五）畢業生檔案材料集中歸檔工作由各學院組織人員并由一名老師總負責，在學工處指導下具體開展。各學院将畢業生檔案材料收集齊全，在規定時間内以學院為單位集中向學工處學生檔案管理科按時移交并歸檔。

（六）各學院組織分裝檔案材料時要求查對學号、姓名，做到準确無誤地放入，裝完材料後，檔案要按照原有序号從小到大排列整齊放回原位。

注意事項：畢業生檔案材料多、資料重要、工作量大、時間短而集中，學工處無法全程監督各學院學生歸檔，為了确保檔案材料的準确歸檔和檔案材料的安全，防止發生差錯或檔案丢失，各學院要高度重視，一定要有一名老師帶隊、組織好工作，如果學院沒有老師帶隊，學工處學生檔案管理科不予受理。

 

五、應屆畢業生的檔案派遣理

畢業生檔案的轉遞，由學校統一部署，學生工作處具體負責，并應遵照以下要求：畢業生到機關、事業單位、國有企業等具有檔案管理權限的單位就業的，其檔案寄送至就業單位檔案管理部門；到私營企業、外資企業就業或自主創業、從事自由職業等無檔案管理權限的單位就業的，檔案可寄送至就業地或原籍所在地的公共就業和人才服務機構，由其提供人事代理服務。

1.按時畢業的應屆畢業生檔案派遣方案由招就辦就業管理科負責審核和确定，再交由學工處學生檔案管理科執行。具體請留意招就辦發布的通知（注意數據釆集的截止日期，最近二年都是截止到6月4日或者5日17：30）。注意：如果檔案接收單位有特殊要求的，比如要求剪下調檔函上的托管編号貼在學生檔案袋上才接收該生檔案的，必須讓學生在調檔函右上角寫上自己所在學院、專業、分專業後的班級（研究生寫年級）、姓名、學号、電話号碼（畢業後暫時不銷号的）之後及時交給學工處學生檔案管理科。例如廣西區人才服務管理辦公室就有此要求。

2.畢業之後升學的，考生憑調檔函來學工處辦理調檔手續。請考生在調檔函右上角寫上自己所在學院、專業、分專業後的班級（研究生寫年級）、姓名、學号、電話号碼（畢業後暫時不銷号的）之後交給學工處學生檔案管理科。本校考本校的學生檔案，學工處檔案管理科在學生畢業時把考生檔案留校暫存，于新生入學三個月後将檔案編列到研究生檔案中管理。

3. 未就業的應屆畢業生可以申請檔案托管。原則上已就業的應屆畢業生的檔案不允許暫緩派遣，如确需申請暫緩派遣，學生憑有效憑證和經學院簽署同意緩派手續的意見并蓋學院公章的情況說明書至招就辦就業管理科辦理緩派手續費。比如，已通過公務員筆試但尚未通過面試的學生，憑已通過筆試的證明文件和經學院簽署同意緩派手續的意見并蓋學院公章的情況說明書至招就辦就業管理科辦理緩派手續費。

4.延遲畢業的應屆畢業生，确定畢業材料齊全後，憑調檔函或檔案接收函和報到證自行辦理檔案轉遞手續。比如：本科生應确定畢業生登記表和成績單已分别由學院學工組和教務處學籍科送至學工處學生檔案管理科歸檔後，才到學工處學生檔案管理科辦理調檔手續。

5.原先已确定由學校統一派遣但需要辦理改派的，學生應在檔案未寄出前憑有效憑證和原報到證正聯（本科生為藍色，研究生為粉色）至學工處學生檔案管理科取出報到證副聯（白色），至招就辦就業管理科辦理改派手續。有效憑證指與原單位的解約協議等材料。完成改派後，憑調檔函或檔案接收函和新的報到證副聯（白色）至學工處學生檔案管理科辦理檔案轉遞手續。招就辦和學工處學生檔案管理科的暑假值班時間請關注相關通知。

6. 原則上畢業生的學籍檔案和黨員檔案同時轉遞至同一個單位，如果因特殊原因黨員檔案需要單獨轉遞的，請學生憑組織介紹信複印件及黨員檔案的調檔函（或接收函）在學籍檔案寄出前到學工處學生檔案管理科辦理黨員檔案單獨轉遞手續。

注意：黨員檔案和黨組織關系不是同一個概念，一般情況下畢業生的學籍檔案和黨員檔案是同時轉遞至同一個單位的，而黨組織關系和黨員檔案可以不是去往同一個地方。比如某學生的黨組織關系轉往某個公司，而該生的學籍檔案和黨員檔案都托管至人才交流中心。這是允許的。隻有黨組織關系轉往的單位要求該生黨員檔案必須轉到黨組織關系所在地才能接收該生黨組織關系的并同意出具黨員檔案接收函的，才能辦理黨員檔案單獨轉遞手續。

辦理了黨組織關系暫時托管在學院的學生，其黨員檔案也暫時放在學院管理，不移交到學工處學生檔案管理科，建黨材料移交清單中就不要出現該生的名字。在該生辦理黨組織關系轉出之後，由學院為該生辦理建檔材料的轉遞手續。

 

六、往屆畢業生的檔案轉遞

1.畢業兩年之内的往屆畢業生憑調檔函或檔案接收函和報到證副聯（白色）辦理檔案轉遞手續。（檔案需轉遞至生源地人才服務機構的，可以直接憑報到證的原件和複印件辦理檔案轉遞手續，報到證的複印件上必須寫清楚接檔單位的名稱、地址、收件人姓名、聯系電話，才能确保檔案準确無誤地寄達接檔單位）

2.畢業超過兩年的往屆畢業生憑調檔函或檔案接收函辦理檔案轉遞手續（必須确定接收檔案的單位沒有報到證也同意接收該生檔案）。

注意：按照相關規定，畢業兩年之内可以辦理報到證的開具和改派手續，畢業超過兩年不能辦理。詳情請咨詢招就辦就業管理科（電話3238891）。